Obligaciones de conservación de las facturas electrónicas con Verifactu
Introducción: Tus facturas a buen recaudo en la era Verifactu
La transformación digital ha llegado a la facturación, y con ella, nuevas responsabilidades para autónomos y pequeñas empresas. La entrada en vigor del sistema Verifactu marca un antes y un después: ya no se trata solo de emitir facturas correctamente, sino también de conservarlas de forma segura, legal y accesible durante años.
Este artículo te guiará paso a paso por las obligaciones legales de conservación de las facturas electrónicas, cómo cumplirlas usando Verifactu, y qué riesgos conlleva hacerlo mal. Además, conocerás herramientas como YoFacturo, diseñadas para facilitarte esta tarea sin complicaciones técnicas.
Obligaciones legales de conservación de facturas electrónicas
La Agencia Tributaria exige conservar las facturas durante un periodo mínimo de 6 años desde la fecha de emisión, o 4 años en caso de comprobaciones relacionadas con el IVA o el IRPF. Esta obligación aplica tanto a facturas emitidas como recibidas, y tanto si son en papel como electrónicas.
Sin embargo, la conservación digital añade ciertos matices importantes:
- Las facturas deben guardarse íntegras, legibles y accesibles durante todo el periodo exigido.
- Deben conservarse con el formato original (PDF, XML, etc.) y garantizar su autenticidad y trazabilidad.
- En caso de inspección, deben poderse presentar de forma inmediata y organizada.
Además, si digitalizas facturas en papel, deberás usar procesos que aseguren la validez legal de la copia digital, como soluciones homologadas por la AEAT.
No cumplir con estas condiciones puede dar lugar a sanciones significativas. Por ello, es clave contar con un sistema fiable de archivo, gestión y recuperación de documentos.
Cómo cumplir estas obligaciones con Verifactu
Verifactu es el nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria para mejorar la trazabilidad y control de las facturas electrónicas. Funciona como una plataforma de comunicación automática entre el emisor de facturas y Hacienda, permitiendo validar los datos en tiempo real.
Una de las ventajas principales de Verifactu es que también puede ayudarte a cumplir con las obligaciones de conservación. ¿Cómo?
- Al usar software compatible, las facturas se generan y almacenan de forma estructurada y segura.
- Los datos enviados a la AEAT quedan registrados, facilitando auditorías futuras.
- Se conservan los metadatos necesarios para acreditar la autenticidad e integridad de cada factura.
👉 Para una explicación más detallada, puedes leer esta guía completa sobre qué es Verifactu y cómo cumplir paso a paso.
Por supuesto, esto requiere usar herramientas adaptadas a Verifactu, como YoFacturo, que automatiza el cumplimiento normativo y te permite centrarte en tu negocio.
Consecuencias de no conservar correctamente las facturas
Muchas veces no somos plenamente conscientes de lo que puede ocurrir si no se conservan las facturas electrónicas según la normativa. Las consecuencias pueden ser graves:
- Sanciones económicas por parte de la Agencia Tributaria. Estas pueden oscilar entre los 150 y los 6.000 euros dependiendo del tipo de infracción.
- Pérdida de deducciones fiscales, ya que no podrás justificar determinados gastos si no conservas sus facturas.
- Problemas ante una inspección, lo que puede generar bloqueos operativos, incertidumbre y pérdida de tiempo.
- En casos graves, podrías tener que repetir todo el proceso contable y fiscal de un ejercicio anterior.
La conservación no es una opción, es una obligación. Y hacerlo bien no es complicado si usas las herramientas adecuadas.
Recomendaciones prácticas
Para autónomos y pequeñas empresas, la clave está en automatizar y simplificar. Aquí tienes algunos consejos para cumplir con las obligaciones de conservación:
- Usa software homologado compatible con Verifactu. Herramientas como YoFacturo te aseguran el cumplimiento automático sin dolores de cabeza.
- Haz copias de seguridad periódicas, ya sea en la nube o en servidores externos, garantizando el acceso en caso de fallo.
- Organiza tus facturas por año y tipo (emitidas / recibidas). Eso facilitará futuras búsquedas o revisiones.
- Guarda siempre el archivo original, junto con los metadatos o justificantes necesarios.
- Evita sistemas manuales o soluciones caseras como carpetas de correo o archivos sueltos en el escritorio. No cumplen los requisitos legales.
- Mantente actualizado con los cambios normativos, especialmente con la evolución de Verifactu y su aplicación práctica.
Una buena práctica adicional: revisa tus procesos cada 6 meses y asegúrate de que todo sigue en orden. La prevención es más barata que la corrección.
🔐 Cumple con Verifactu fácilmente con YoFacturo
Si quieres centrarte en tu negocio y no en temas técnicos, YoFacturo es la solución ideal. Este software:
- Está preparado para Verifactu.
- Conserva automáticamente todas tus facturas en formatos legales.
- Te protege frente a sanciones y errores.
- Es fácil de usar, incluso si no eres experto en tecnología.
- Te permite centrarte en tu negocio.
👉 Descubre YoFacturo ahora y olvídate de preocupaciones innecesarias.