¿Es obligatoria la factura electrónica para autónomos y pymes en 2025?
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria es una medida legal que obliga a empresas y autónomos a emitir sus facturas en formato digital estructurado. Este nuevo sistema exige que las facturas cumplan una serie de requisitos técnicos, como el uso de software específico, firma electrónica y envío por medios telemáticos. Su implementación no responde solo a un avance tecnológico, sino a una estrategia estatal para mejorar el control fiscal, reducir el fraude y modernizar la gestión tributaria.
Antes de continuar, te recomendamos leer la Guía completa de Verifactu 2025: qué es y cómo cumplir con él si aún no conoces el funcionamiento de este nuevo sistema.
Las leyes que la respaldan
Tres normativas principales sustentan este cambio: la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), que impone el uso de la factura electrónica en todas las relaciones comerciales; la Ley Antifraude (Ley 11/2021), que prohíbe el uso de software de doble uso que permita alterar registros; y el Reglamento Verifactu, que exige que ciertos programas de facturación puedan enviar información automáticamente a la Agencia Tributaria. En conjunto, estas leyes marcan una transformación profunda en la manera en que profesionales y empresas deben registrar y comunicar sus operaciones económicas.
Fechas clave y a quién afecta
La entrada en vigor de esta obligación se implementará en fases. Primero, a partir de 2025, será obligatoria para quienes superen los ocho millones de euros de facturación anual. El resto de autónomos y empresas tendrán un margen adicional de doce meses desde la publicación del reglamento técnico definitivo, por lo que la mayoría deberá adaptarse como máximo en 2026.
Aunque aún queda tiempo para muchos, lo recomendable es no esperar a última hora. La experiencia de múltiples profesionales muestra que el proceso de adaptación puede ser más complejo de lo esperado, especialmente para quienes hasta ahora utilizaban métodos informales de facturación, como hojas de cálculo o documentos en PDF.
Qué hace válida una factura electrónica
Para que una factura sea legalmente válida bajo este nuevo régimen, debe generarse en formatos estructurados como XML, UBL o Facturae, incluir una firma electrónica que garantice su autenticidad e integridad, y enviarse mediante canales electrónicos apropiados. Además, debe utilizarse software compatible con la normativa y conectado directamente con la Agencia Tributaria a través del sistema Verifactu.
El uso de herramientas informales o no homologadas dejará de ser válido, lo que obliga a muchos profesionales a replantear su forma de trabajar.
Beneficios para autónomos
Pese a las dificultades iniciales, muchos usuarios reconocen los beneficios que ofrece el nuevo sistema. La automatización de procesos evita errores comunes, como la duplicación de numeración o la omisión de datos clave. Además, la organización mejora notablemente: todas las facturas quedan registradas, accesibles y listas para cualquier revisión. El cumplimiento normativo se vuelve más sencillo, y ante una eventual inspección, los documentos están correctamente preparados.
Desde el punto de vista operativo, el ahorro de tiempo es significativo. Algunos autónomos afirman que, una vez familiarizados con el nuevo software, pueden emitir una factura en segundos, sin tener que preocuparse por formatos, validaciones o firmas.
Dificultades comunes durante la transición
El proceso de cambio no ha sido fácil para todos. Muchos profesionales han tenido que lidiar con la falta de información clara por parte de la administración, con interpretaciones contradictorias entre distintos asesores y con una oferta de software que, en ocasiones, resulta excesiva o innecesariamente compleja. También es habitual la sensación de pérdida de control y flexibilidad, especialmente entre quienes prefieren una gestión más directa y personalizada de su contabilidad.
Otro problema habitual ha sido el coste: algunos programas incluyen funciones avanzadas que no todos necesitan, lo que encarece innecesariamente el servicio. Por eso, cada vez más autónomos buscan soluciones sencillas, centradas exclusivamente en facturación y con precios ajustados a sus necesidades reales.
Sanciones por incumplimiento
No adaptarse a tiempo puede salir caro. Las sanciones por no emitir factura electrónica cuando sea obligatorio pueden alcanzar los 150 euros por documento. Además, si se detectan irregularidades graves, Hacienda puede imponer sanciones equivalentes al 75 % del importe no declarado correctamente. A esto se suma el riesgo de perder oportunidades comerciales, especialmente con grandes empresas o administraciones públicas que no acepten otro tipo de factura.
Elegir el software adecuado
A la hora de seleccionar un programa de facturación, lo más importante es encontrar un equilibrio entre simplicidad, cumplimiento normativo y coste. No todos los profesionales necesitan herramientas completas de contabilidad o CRM. En muchos casos, basta con un software que permita generar y enviar facturas en formato válido, firmarlas electrónicamente y mantener un registro ordenado y exportable.
También es recomendable optar por plataformas que ofrezcan soporte técnico fiable y cercano, especialmente durante los primeros meses de uso. La posibilidad de resolver dudas de forma ágil puede marcar la diferencia en términos de eficiencia y tranquilidad.
Recomendaciones finales
La mejor estrategia ante la llegada de la factura electrónica obligatoria es anticiparse. Informarse bien, elegir el software adecuado y empezar a trabajar con él cuanto antes puede evitar errores costosos y momentos de estrés innecesario. Además, familiarizarse con estos sistemas en un entorno sin presión legal permite aprovechar al máximo sus ventajas sin verse obligado a una transición apresurada.
Adaptarse no es solo una cuestión de obligación legal, sino una oportunidad para profesionalizar la gestión, reducir errores y optimizar tiempos.